1. Si no es necesario que lo leas inmediatamente, no debe estar en tu bandeja de entrada
2. Si ya has leido, o respondido el mensaje, no debe estar en tu bandeja de entrada.
3. Si el mensaje proviene de alguien que ya conoces, debe ser etiquetado automáticamente.
4. Nadie necesita revisar su correo más de tres veces al día.
5. Revisa y refina sin piedad.
   

 A continuación explico cada una de estas cinco reglas para mantener tu bandeja de entrada vacía.

Si no es necesario que lo leas inmediatamente, no debe estar en tu bandeja de entrada

En mi caso estoy inscrito a más de 30 newsletters, y unos 20 listservs. Toda esta información que llega a mi bandeja de entrada es importante, pero es posible que tenga que esperar algunas horaso incluso algunos días antes de poder leerla. Entonces, a través de Etiquetas y filtros, las quito de la bandeja de entrada.

El secreto es que cuando te inscribes, inmediatamente creas una Etiqueta, y un filtro usando el campo "De", o el campo "Para". en la siguiente página de la configuración del filtro marca la opción "Omitir la bandeja de entrada (Archivarlo)" y "Aplicar la etiqueta:" donde seleccionas la etiqueta previamente creada.

Así cuando tengas interés y tiempo podrás buscar por etiqueta y disfrutar de dicha información.

Si ya has leido, o respondido el mensaje, no debe estar en tu bandeja de entrada.

Si ya respondiste a un mensaje o lo leiste y no necesitas ninguna acción adicional, entonces archívalo o bórralo. Si hubiera alguna respuesta adicional, reaparecerá en tu bandeja de entrada.

Si el mensaje proviene de alguien que ya conoces, debe ser etiquetado automáticamente.

Esta es una variación del punto 1. Lo puedes usar para los correos de Amazon, de Skype, de tus familiares y amigos. La variación consiste en que lo etiquetas, pero no lo archivas automaticamente.  

Nadie necesita revisar su correo más de tres veces al día.

Esta es la regla más dificl para mí. El que el correo electrónico sea tan confiable no te obliga a responder inmediatamente. Por favor deja que se acumule y entonces de una sola vez puedes atender varios asuntos y no un asunto conforme va llegando. Esta sola acción te puede redituar un aumento en tu productividad.

Revisa y refina sin piedad.

Cualquier sistema de organización es tan bueno como lo seas tú usándolo y apegandote a él. Cada vez que llegue un correo de un remitente nuevo a tu bandeja de entrada, pregúntate si debes crearle una etiqueta y/o un filtro.